Klant: De Bibliotheek Midden-Brabant
Een fijne werkplek voor iedereen bij de bibliotheek
De bibliotheek is voor veel mensen een fijne plek om geconcentreerd te kunnen werken, weg van alle afleiding. Om het gebruik van werkplekken te stroomlijnen, zet de Bibliotheek Midden-Brabant de Werkplekmodule van het Smart CRM & Marketing Platform in. We gingen langs bij de bibliotheek in Tilburg om te zien hoe ze het proces rondom hun werkplekken hebben ingericht, zodat het voor iedereen werkt.
Ruimte voor iedereen
Als je binnenloopt bij de LocHal, waar de bibliotheek gevestigd is, voel je meteen een verwelkomende sfeer. Het gebouw is een oude werkplaats van de NS, waar vroeger locomotieven gerepareerd werden. Tegenwoordig is het een modern gebouw dat ruimte biedt voor onder andere de bibliotheek, co-werkruimtes, conferentiezalen en exposities. Maaike Linnemeijer-Ploegsma, medewerker Front Office bij de LocHal, benadrukt hoe bijzonder deze plek is. “Elke werkdag dat ik hier binnenkom en die trappen zie, denk ik: het is hier zó gaaf. Door de oude treinelementen ademt het gebouw geschiedenis, terwijl het ook heel modern aanvoelt.” Maaike voegt toe hoe mooi ze het vindt om te zien dat alles naast elkaar kan bestaan in de LocHal. “Bovenin zit het vol met geconcentreerde studenten, op de jeugdafdeling wordt voorgelezen en in het Stadscafé spreken mensen gezellig af.”
Overal in het gebouw zijn mensen aan het werk. Ze hebben een koptelefoon op, zitten over hun laptop gebogen of zijn gefocust op studieboeken. Birgit van der Wiel, Adviseur marketing & communicatie bij de Bibliotheek Midden-Brabant, ziet dat mensen graag bij de LocHal komen. “Het gebouw is een heel uitnodigende plek, waar allerlei soorten mensen zich thuis voelen. Die variatie vind ik heel mooi. Ik hoor vaak van bezoekers dat ze het zo fijn vinden dat hier een levendige sfeer is, waar je geconcentreerd kunt werken en toch ook onder de mensen kunt zijn.”
De werkplekken zijn een belangrijk onderdeel van de bibliotheek, vertelt Birgit. “We zijn een plek waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en waar je jezelf kunt ontwikkelen. We bieden de ruimte om geconcentreerd te kunnen werken, maar ook om inspiratie te vinden en je te laten verrassen. Het is niet meer vanzelfsprekend dat je de hele dag ergens mag zitten, zonder consumpties te bestellen. We vinden het heel belangrijk om juist die plek voor mensen te kunnen zijn.”
De zekerheid van reserveren
Om het proces rondom de werkplekken te stroomlijnen, gebruikt de Bibliotheek Midden-Brabant de Werkplekmodule van het Smart Marketing & CRM Platform. Birgit legt uit: “Op de begane grond kun je altijd bij een tafeltje gaan zitten, zonder te hoeven reserveren. Op de andere verdiepingen zijn werkplekken en studiecabines die vaak de hele dag bezet zijn, daar hebben we dus gekozen voor een reserveringsoptie. Dankzij de werkplekmodule kunnen leden van de bibliotheek maximaal twee dagen van tevoren een werkplek naar keuze reserveren. Via een QR-code bij de plek kunnen ze zelf gemakkelijk in- en uitchecken. Als er na een kwartier nog niet is ingecheckt, wordt de werkplek weer beschikbaar in het systeem. Zo kan iemand anders de plek reserveren en worden alle werkplekken zo goed mogelijk benut.”
Maaike ziet dat dit fijn werkt voor de bezoekers van de bibliotheek. “Je hebt dankzij de werkplekreservering meer zekerheid. We zien dat mensen hun favoriete plekje in de bibliotheek hebben en het fijn vinden als ze weten dat ze daar kunnen gaan zitten.” Ook Birgit hoort van bezoekers dat deze zekerheid fijn is. “Het kan soms heel druk zijn, bijvoorbeeld tijdens tentamenperiodes. Dan is de vraag naar werkplekken groter dan het aanbod. Een reservering geeft je de garantie dat je ook écht plek hebt om te kunnen werken.”
Een laagdrempelig abonnement
De optie om een werkplek te reserveren geldt alleen voor leden van de bibliotheek. De Bibliotheek Midden-Brabant heeft gekozen voor drie abonnementssoorten, waarvan één kosteloos is: de Flex-pas. Birgit legt het voordeel van deze abonnementsstructuur uit. “Met de Flex-pas kun je boeken lenen zonder vaste abonnementskosten. Het is op basis van pay per use. Daarmaast krijg je korting op activiteiten én heb je de mogelijkheid om een werkplek te reserveren. Doordat je geen abonnementskosten betaalt, maken we de drempel lager om lid te worden.”
Ook voor marketing en communicatie vanuit de bibliotheek biedt zo’n laagdrempelige abonnementsvorm kansen, ziet Birgit. “We willen met alle bezoekers in contact staan en blijven, niet alleen met de leners en lezers. De mogelijkheid om werkplekken te reserveren, motiveert mensen om lid te worden van de bibliotheek. Als iemand een abonnement heeft, kunnen we gericht met diegene communiceren. We sturen bijvoorbeeld zes keer per jaar een gepersonaliseerde nieuwsbrief, speciaal voor mensen die vooral gebruik maken van de werkplekken. Op deze manier kunnen we ze laten zien wat er nog meer gebeurt in onze bibliotheken, bijvoorbeeld welke activiteiten en cursussen georganiseerd worden. Soms hebben we ook speciaal voor deze groep een leuke aanbieding bij het Stadscafé. Daarnaast is het fijn om servicemails te kunnen sturen als er belangrijke informatie is, bijvoorbeeld als er door schoonmaak of onderhoud tijdelijk geen werkplekken beschikbaar zijn. Met deze gerichte communicatie zorgen we voor meer verbinding met deze groep.”
Meer rust en efficiëntie voor medewerkers
Maaike vertelt hoe het reserveringssysteem minder werk en meer rust heeft gebracht voor medewerkers van de bibliotheek. “Vroeger konden mensen alleen vooraf bellen of eerst naar de balie komen als ze een werkplek wilden reserveren. Vervolgens moest je de bezoeker handmatig registreren in een excel-bestandje. Dankzij de Werkplekmodule van het SMP kan de bezoeker alles nu gemakkelijk zelf regelen, dat maakt het voor de medewerkers van de front-office veel rustiger en fijner werken.”
Ook Miranda, surveillant bij de LocHal, kijkt positief naar de structuur rondom de werkplekken. “Iedereen kan hier terecht om de rust te vinden die ze nodig hebben. Dankzij de werkplekreservering is het gewoon duidelijk welke plek die dag voor wie beschikbaar is. Als je geen reservering hebt of te lang blijft zitten, kan het zijn dat je plaats moet maken voor iemand die wél gereserveerd heeft. Het reserveringssysteem maakt het voor iedereen overzichtelijk, er is geen discussie mogelijk. Dat alles automatisch geregeld is, scheelt ons als surveillanten heel veel gedoe.”
Een plek die fijn werkt
Als je door de LocHal loopt, valt het op hoeveel mensen gebruik maken van de werkplekken. Ze zitten aan lange tafels die uitkijken over de rest van het gebouw, op de hoge trappen die het centrale middelpunt vormen en in het sfeervolle Stadscafé.
In één van de studiecabines, speciale afgesloten ruimtes gemaakt van geluidsdicht glas, zit Emiel te werken. Hij komt meerdere dagen per week bij de bibliotheek om een rustige werkplek te vinden. “Het kantoor waar ik werk is in Utrecht en ik woon in Tilburg, dus vanwege de reistijd werk ik veel vanuit huis. We hebben thuis een klein kindje, waardoor het niet altijd makkelijk is om me te concentreren”, vertelt hij. “Daarom werk ik veel hier. Ik vind vooral het vrije gevoel fijn, je hoeft niet constant dure kopjes koffie te bestellen zoals in een café. Hier weet je zeker dat er een werkplek op je wacht met een stopcontact en goede wifi.”
Voor Emiel zorgt de mogelijkheid om te kunnen reserveren voor rust. “De werkplekreservering is echt een uitkomst, omdat het garantie biedt op de plek die je graag wilt. Vooral in de tentamenweken kan het hier druk worden, dus dan is die zekerheid heel fijn. Als ik een belangrijke meeting heb voor mijn werk, reserveer ik een cabine. Dan kan ik in alle rust in een call zitten, zonder gestoord te worden of anderen te storen. Bij deze bibliotheek heb ik alles wat ik nodig heb om goed te kunnen werken.”
