Klant: Theater Rotterdam & Philzuid
De waarde van vrienden en donateurs voor culturele organisaties
Een betrokken achterban wordt steeds belangrijker voor organisaties binnen de culturele sector. Vrienden en donateurs vormen een toegewijde community, zorgen voor financiële middelen om verder te groeien én helpen bij het opdoen van nieuwe inzichten. Hoe verzamel je als organisatie zo’n waardevolle groep supporters om je heen? En hoe zorg je ervoor dat ze verbonden en betrokken blijven?
Smart Connections helpt culturele organisaties als Theater Rotterdam en symfonieorkest Philzuid deze uitdagingen navigeren. We spraken met Annemarie Borm, Relatiemanager bij Philzuid en Wouter van Ammers, medewerker Development & Events bij Theater Rotterdam. Ze delen inzichten en ideeën over het opbouwen én betrekken van een trouwe kring vrienden en donateurs.
Vrienden en donateurs als motor en vangnet
Annemarie ziet dat culturele organisaties steeds meer op zoek zijn naar hun achterban. “De cultuursector is altijd in beweging, er zijn nooit zekerheden. Als orkest ontvangen we Rijkssubsidie en subsidie van twee provincies en gemeenten. Dat geeft een goede basis, maar het is niet voldoende om je als orkest te onderscheiden. Philzuid wil voor iedereen, van jong tot ouder, van betekenis zijn. Dit doen we met bijzondere projecten en concerten, samenwerkingen en met ons uitgebreide educatieprogramma. Met bijdragen van onze vrienden, donateurs en andere betrokken gevers, kan het orkest juist dat beetje extra doen. Bijvoorbeeld een Philmob organiseren met amateurmusici of een beroemde cellist binnenhalen.” Daarnaast is het voor het orkest fijn en belangrijk zich gesteund te voelen door hun vele vrienden en schenkers. Een aantoonbaar draagvlak is van belang. “Onze vrienden, donateurs en schenkers tonen zichtbaar dat ze veel waarde hechten aan de aanwezigheid van het orkest in hun regio. Philzuid is voor deze groep mensen écht van betekenis: wat onze muziek hen brengt, gunnen ze een ander ook. Mede door hun betrokkenheid en steun vergroten we ons bestaansrecht.”
Ook Wouter benadrukt hoe belangrijk een loyale achterban is. “Theater Rotterdam is een non-profit: alles wat binnenkomt, investeren we terug in makers, publiek en ons programma. Daarom zijn vrienden en donateurs voor ons heel belangrijk. Met hun steun kunnen we méér mogelijk maken dan wat we met alleen subsidie en kaartverkoop kunnen bereiken. Dankzij onze vrienden kunnen we meer ruimte maken voor de dingen die voor Theater Rotterdam belangrijk zijn: nieuwe makers begeleiden, jongeren in aanraking brengen met theater, programma’s toegankelijker maken en bijzondere ontmoetingen creëren tussen publiek, makers en stad. We kunnen blijven investeren in programma’s waarmee we een nieuw publiek bereiken en drempels verlagen. Denk bijvoorbeeld aan projecten waarin jongeren kennismaken met theater en cultuur, of aan programma’s waarin persoonlijke verhalen en nieuwe perspectieven een podium krijgen.”
Net als bij Philzuid, gaat dit ook voor Theater Rotterdam verder dan alleen financiële steun. “Dankzij hun betrokkenheid, feedback en enthousiasme begrijpen we beter wat ons publiek belangrijk vindt én hoe we de band tussen theater, makers en bezoekers verder kunnen versterken. Vrienden dragen niet alleen financieel bij, maar helpen echt mee aan de ontwikkeling van het theater.”
Het belang van verbinding en betrokkenheid
Annemarie vertelt dat het voor Philzuid belangrijk is dat vrienden en Donateurs zich gezien en erkend voelen. “We willen ze bij het orkest blijven betrekken en voor verbinding zorgen. Met de Philzuid-nieuwsbrief en Vriendennieuwsbrief houden we onze vrienden op de hoogte van ontwikkelingen, concerten en activiteiten. Ook laten we onze waardering blijken door het sturen van een bedankje, kerst- en/of vakantiegroet. Daarnaast organiseren we exclusieve evenementen voor onze vrienden. Bijvoorbeeld Meet & Greets met een solist of dirigent, speciale Vriendenconcerten en voor de zeer ruimhartige vrienden een jaarlijks event op een bijzondere locatie.”
Ook voor Theater Rotterdam is het blijven betrekken van vrienden een belangrijk onderwerp. Wouter vertelt: “Onze vrienden zijn voor ons heel waardevol, omdat zij dicht bij het theater staan. Het zijn betrokken bezoekers die ons goed kennen, met ons meedenken en hun ervaringen met ons delen. Door momenten als programmapresentaties en rondleidingen achter de schermen te organiseren, blijven we in gesprek met deze groep. Daarnaast hebben we hebben we een jaarlijkse Vriendenavond ontwikkeld, waar we meer delen we meer over de plannen van Theater Rotterdam en samen een voorstelling bezoeken. Vrienden leren onze makers en collega’s beter kennen, wij horen waarom zij zich verbonden voelen met Theater Rotterdam en er is ruimte om ervaringen en ideeën uit te wisselen. Daar ben ik trots op, omdat het laat zien dat een Vriendenprogramma niet alleen draait om financiële steun. Het gaat ook om betrokkenheid, verbinding en het bouwen aan een kring van mensen die Theater Rotterdam een warm hart toedragen.”
Naast communicatie en het organiseren van evenementen, vindt de Vriendenstichting en het orkest van Philzuid verantwoording een belangrijk onderdeel van hun werkwijze rondom vrienden en donateurs. “Door onze vrienden jaarlijks te informeren over de besteding van hun bijdragen, maken we zichtbaar waar zij van betekenis zijn geweest voor het orkest. Ook toetsen we met enige regelmaat of we nog aansluiten bij wat onze achterban belangrijk vindt, door middel van een enquête. Hiermee willen we onze achterban betrokken houden en de verbondenheid met het orkest versterken. We willen dat onze vrienden geen nummertje zijn, maar juist écht voelen dat we als orkest weten wat ze voor ons betekenen.”
Wouter beaamt het belang van het blijven informeren van vrienden en donateurs. “We vinden het belangrijk om niet alleen te vertellen dát steun welkom is, maar ook te laten zien wat hun steun mogelijk maakt. Waar draag je als vriend aan bij en welke impact heeft je bijdrage? Daar willen we de komende tijd nog bewuster in worden: niet alleen voordelen bieden, maar vooral een gevoel van betrokkenheid en verbinding geven.”
Een datagedreven fundament
Verbinding met vrienden en donateurs begint bij een basis waarin data op een gestructureerde en inzichtelijke manier vastgelegd wordt. Annemarie vertelt dat registratie en informatie steeds belangrijker worden voor culturele organisaties. Een reden voor Philzuid om samen met Smart Connections aan een passend systeem te bouwen. “Voorheen plotten we iedereen in een bestand, zonder dat daar een relationeel databasemodel achter zat. Nu we alle data verzamelen in het Smart CRM & Marketing Platform, kunnen we mensen persoonlijker benaderen en beter anticiperen op situaties. We zien dat de juiste informatie over een persoon hebben, heel veel mogelijkheden biedt. Doordat we bijvoorbeeld kunnen selecteren op een specifieke doelgroep, maakt het onze communicatie gerichter én relevanter.”
Bij Theater Rotterdam werken we ruim zes jaar samen aan datagedreven communicatie. Wouter vertelt: “Smart Connections helpt ons om onze bezoekers- en donateursdata beter te organiseren en gerichter in te zetten. We hebben onze volledige donateursadministratie, communicatie en donateursjourney ondergebracht in het Smart CRM & Marketing Platform. Dat alles in één systeem samenkomt, heeft voor ons veel meerwaarde: het geeft overzicht en maakt het makkelijker om onze vrienden goed te blijven informeren en betrekken.”
Bouwen aan de toekomst
Het onderhouden en blijven ontwikkelen van een trouwe achterban is een doorlopend project voor Theater Rotterdam. “We zijn continu bezig met nóg meer uit de beschikbare bezoekersdata te halen. Door het maken van betere segmentaties kunnen we gerichtere selecties gebruiken voor campagnes. Zo kunnen we onze bezoekers persoonlijker benaderen. Smart Connections helpt ons niet alleen bij administratie en communicatie, maar ook bij het verder ontwikkelen van ons Vriendenprogramma. Uiteindelijk willen we bouwen aan een betrokken kring van mensen. Een achterban die niet alleen voorstellingen bezoekt, maar zich écht verbonden voelt met onze makers, onze missie en de rol die Theater Rotterdam speelt in de stad.”
Ook bij Philzuid zijn er ambitieuze doelen rondom vrienden en donateurs. “Het blijft een ontdekkingstocht. Ons ambitie voor de toekomst is simpel: meer vrienden en donateurs werven en hiermee bouwen aan een betrokken kring gevers. Dat is een uitdaging, maar wel een helder doel waar we naar streven. Hoe meer draagvlak en financiële ruimte voor het orkest, hoe meer we kunnen bereiken. Dat we nu een goed systeem hebben waarin we alle belangrijke data kunnen verzamelen, is een belangrijke stap voor ons. Daarnaast doen we er als orkest alles aan om topkwaliteit te blijven leveren, zodat mensen zien hoe bijzonder Philzuid is. We zullen altijd op zoek zijn naar nieuwe fans, om hen te enthousiasmeren en te binden aan ons orkest. Zodat Philzuid voor iedereen, nu én in de toekomst, van betekenis kan zijn.”
