Office Manager bij Smart Connections | 24-28 uur

Misschien is dit wel één van de leukste banen om te hebben. Als Office Manager ben je de spil van onze organisatie. In deze sleutelpositie weet je precies wat er speelt en help je collega’s.

Je gaat rechtstreeks rapporteren aan het managementteam. Je werkt vanuit onze inspirerende kantooromgeving in Utrecht. Naast werken op kantoor kan je natuurlijk ook werkzaamheden, die dat toelaten, vanuit huis doen. Het betreft een parttime dienstverband voor 24 tot 28 uur per week.

Wij zoeken

  • Iemand met oog voor detail en die tot zijn recht komt bij het vervullen van onderstaande taken:
  • Uitvoeren en managen van office werkzaamheden, waaronder maken van afspraken en agendabeheer, organiseren en verslaglegging van vergaderingen, beheer van de website, correspondentie, post en beheer van kantoorbenodigdheden.
  • Administratieve processen, waaronder: beheer van administratieve gegevensopslag inclusief procesbeheer en document control, verwerken van in- en verkoopfacturen, regelen van bankzaken, betalingen en boeken van facturen, debiteuren- en crediteurenbeheer.
  • Facilitaire zaken, waaronder: ontvangen van bezoekers, beheer van kantoorapparatuur, signaleren en (laten) oplossen van knelpunten.
  • Arbo en personeelsaangelegenheden, waaronder: verlofregistratie medewerkers, ziek- en hersteld-meldingen medewerkers, contactpersoon salarisadministratie en verantwoordelijk voor mutaties.
  • Organiseren van evenementen en het deels verzorgen van externe communicatie
  • Verjaardagen en borrels

Wij vragen

  • Een HBO of MBO+ werk- en denkniveau
  • Een administratieve of secretariële opleiding of ervaring
  • Ervaring met financiële processen
  • Vaardigheid met digitale systemen en de daarbij behorende software (bv. Microsoft Office)
  • Duidelijk aantoonbare ervaring in het aanbrengen van structuur en procesmatigheid en in staat om prioriteiten te stellen
  • Een open, energieke en positieve can-do mentaliteit
  • Goede sociale en communicatieve vaardigheden
  • Een uitnodigende en dienstverlenende werkhouding
  • Een accurate en initiatiefrijke werkhouding

Wat hebben wij jou te bieden?

Een uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid in een omgeving die voortdurend in beweging is, een prettige werksfeer en een open cultuur. De functie is veelzijdig, biedt volop kansen op verdere ontwikkeling en biedt de mogelijkheid er een eigen stempel op te drukken. Standplaats is Utrecht, met mogelijkheid tot flexibel thuiswerken. Bij gebleken geschiktheid zal er een bij de functie een passend salarisaanbod worden gedaan, afhankelijk van opleiding en ervaring. De aanstelling is in eerste instantie voor de periode van een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

Wat kun je nog meer van ons verwachten?

  • Gratis heerlijke lunches en gezellige borrels in onze brasserie
  • Flexibele werkcultuur: variatie tussen werken bij de klant, op kantoor en thuiswerken
  • Een inspirerende kantoorlocatie als uitvalsbasis in Utrecht (Creative Valley)
  • Nét wat meer vakantiedagen, laptop, iPhone, reiskostenvergoeding en een fietsplan

Wil je solliciteren?

Dat kan direct door je CV en motivatiebrief per e-mail te sturen naar vacatures@smartconnections.nl.
Heb je vragen of wil je meer informatie over deze functie dan kan je contact opnemen met Aart Leenaars: aart.leenaars@smartconnections.nl.

 

Over Smart Connections

Maatschappelijke opdrachtgevers waar je het verschil maakt.
Onze opdrachtgevers zijn veelal middelgrote organisaties die een positieve bijdrage leveren aan mens en wereld: culturele instellingen, goede doelen en bijvoorbeeld bibliotheken. Je doet dus niet enkel werk dat je leuk vindt, maar je draagt ook direct bij aan de groei van organisaties die de maatschappij verrijken. Inmiddels helpen we al meer dan 80 van dit soort organisaties met het efficiënter structureren van data en het automatiseren van campagnes en andere bedrijfsprocessen.

Een groeiend, enthousiast en jong bedrijf
Je komt te werken in een organisatie die groeiende is. Het team is jong en gedreven en probeert dagelijks zichzelf en onze diensten verder te ontwikkelen. De werkcultuur is open en flexibel, waar thuiswerken natuurlijk onderdeel van is. Wanneer je naar kantoor komt, dan kom je terecht in een inspirerende kantoorlocatie aan de rand van Utrecht, ideaal te bereiken met de auto en met het openbaar vervoer. De brasserie serveert elke middag een gratis luxe lunch, dus je kunt je broodtrommel thuislaten. De week beginnen we met een stand-up (of je nu op kantoor of thuis bent) en sluiten we af met een gezellige borrel in de brasserie.

Over Smart Connections

We zijn een full-service customer engagement agency. Wij helpen onze klanten met inzicht en advies voor waardevolle klantrelaties, maar we helpen ze ook in praktische zin. Bijvoorbeeld met het ontwikkelen van waardevolle customer experiences, het integreren van klantdata in slimme CRM- en CX-platforms en het realiseren van effectieve klantinteractieprogramma’s.

We hebben een 100-tal opdrachtgevers in allerlei sectoren, waaronder ook veel organisaties met maatschappelijke relevantie. En weet je wat het mooie is? We zijn flink aan het groeien en zijn daarom op zoek naar nog meer slimme en leuke collega’s!

Solliciteer