Privacy & Cookie Statement

Smart Connections

Smart Connections is een customer engagement agency. Wij geven advies op het gebied van customer relationship management (CRM) en marketing automation en we verlenen data driven marketing services en diensten op het gebied van recruitment & interim management.

Voor het doel van dit privacyreglement verstaan wij onder Smart Connections de volgende rechtspersonen: Smart Connections BV, Smart Connections Consultants BV, Smart Connections People BV en Smart Connections Factory BV.

Wij verwerken persoonsgegevens van websitebezoekers, (potentiële) klanten en andere relaties om hen te helpen zo goed mogelijk hun doelstellingen te realiseren. De persoonsgegevens zijn beschikbaar voor en kunnen uitgewisseld worden tussen alle bovenvermelde rechtspersonen.

In dit privacy statement leggen we uit waarom en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze producten of diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, functie, organisatie- of bedrijfsnaam, locatiegegevens, voorkeuren, interesses, toestemmingen (opt-ins) voor communicatie, gegevens over je activiteiten op onze websites, gegevens over je surfgedrag over verschillende websites heen, internetbrowser, apparaattype, IP-adres, cookie ID, social ID, overige persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in correspondentie of telefonisch.

Ten behoeve van onze recruitment & interim dienstverlening verwerken wij ook de persoonsgegevens die jij ons voor dat doel hebt verstrekt, zoals je cv, opleidingsgegevens, salarisgegevens, geboortedatum en je foto.

Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Smart Connections verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Om aanvragen voor informatie, diensten of producten af te kunnen handelen;
  • Om je te informeren over diensten of producten die je eerder van ons hebt afgenomen alsmede over wijzigingen (zoals updates) daarin;
  • Om je te kunnen bereiken ten behoeve van de facturering en incassering van bestelde producten en afgenomen diensten;
  • Om informatie en ons aanbod van producten en diensten op onze websites, in nieuwsbrieven, in telefoongesprekken en andere vormen van communicatie af te stemmen op je voorkeuren;
  • Om een persoonlijke profielpagina voor je aan te maken nadat je je hebt geregistreerd;
  • Om nieuwe opdrachten en opdrachtgevers te werven (marketing);
  • Om onze dienstverlening te verbeteren, bijvoorbeeld door het analyseren van klikgedrag op de website om te zien welke artikelen het meest gelezen worden en open rates om te zien of onze nieuwsbrieven relevant zijn;
  • Om je uit te nodigen voor onderzoeken of evenementen.

Ook verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van onze klanten. Mocht je dergelijke gegevens willen inzien, wijzigen of verwijderen dan dien je je te wenden tot onze opdrachtgever.

Geautomatiseerde besluitvorming

Smart Connections neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Smart Connections) tussen zit.

Smart Connections gebruikt hiervoor de volgende computerprogramma’s of -systemen:

  • Smart CRM Engine, ons eigen CRM-softwareplatform, voor geautomatiseerde interactie op basis van je klantprofiel (marketing automation).

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Smart Connections bewaart je persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens zijn verzameld.

Als je je hebt aangemeld voor bepaalde informatie zoals nieuwsbrieven: zolang je je niet uitschrijft of op een andere manier aangeeft vergeten te willen worden.

Als we contact met je hebben gehad: we bewaren je gegevens maximaal 26 maanden na de laatste interactie.

Als je onze diensten of producten afneemt: we bewaren je gegevens voor administratieve doeleinden tot maximaal 5 jaar na het einde van de overeenkomst.

Gegevens over je activiteiten op onze websites, gegevens over je surfgedrag over verschillende websites heen en internetbrowser en apparaat type worden door Google geanonimiseerd bewaard voor een standaardperiode van 26 maanden.

Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken jouw gegevens op basis van de onderstaande rechtsgronden:

  • Het uitvoeren van een wettelijke verplichting.
  • Het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst.
  • Met jouw toestemming.
  • Het uitvoeren van het gerechtvaardigd (marketing)belang: om de service te leveren waar je om vraagt, om onze (potentiële) klanten beter te leren kennen, en ons aanbod af te stemmen op de wensen van onze doelgroep.

Wil je meer weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken dan kan je contact met ons opnemen via privacy@smartconnections.nl.

Beveiliging

Wij nemen de bescherming van je (persoons-)gegevens serieus en hebben passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met privacy@smartconnections.nl.

Delen van persoonsgegevens met derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij in voorkomende gevallen andere dienstverleners in, zoals leveranciers van (cloud, saas) software. Een voorbeeld hiervan is Google Analytics. Dit zijn geen ´derde ontvangers´ maar verwerkers. Zij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met onze opdracht. Met deze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid als bij onszelf. Wij blijven daarbij verantwoordelijk voor het waarborgen van jouw privacy.

Soms zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken; zoals de Belastingdienst. Verder zullen we alleen gegevens aan derden verstrekken als we daarvoor jouw toestemming hebben gekregen.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij hebben geen intentie om gevoelige persoonsgegevens te verzamelen, zoals informatie omtrent politieke opvattingen, ras, godsdienstige overtuiging, gezondheid, strafrechtelijke gegevens en dergelijke. Wij verwerken twee typen bijzondere persoonsgegevens. Namelijk geslacht en etniciteit (foto’s). Geslacht verwerken we om je waar gewenst aan te kunnen spreken met ´mevrouw´ of ´meneer´.

Ook foto’s worden gezien als een bijzonder persoonsgegeven, aangezien daar etniciteit van kan worden afgeleid. Wij gebruiken foto’s onder meer bij het opstellen van een persoonlijk kandidaatprofiel in onze recruitment & interim services. Als je een foto aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in jouw cv, of toestemming geeft om jouw publieke profiel op bijvoorbeeld Linkedin te gebruiken waar jouw foto deel van uitmaakt, dan geef je ons daarmee toestemming om jouw foto te verwerken .

Links

Op de websites van Smart Connections zijn verwijzingen naar websites van andere organisaties te vinden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen persoonsgegevens verwerken. Daarvoor kun je het privacy statement van de betreffende organisatie lezen.

Je rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten!

  • Informatie en inzage: Uiteraard kun je inzien welke persoonsgegevens we van jou verwerken. We vertellen je dan ook graag meer over het hoe en waarom we die gegevens verwerken.
  • Rectificatie: Heb je het idee dat we verkeerde gegevens van jou hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.
  • Vergetelheid: Je kan je de persoonsgegevens die wij van jou hebben verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden (administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.
  • Beperking: Heb je het idee dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken.
  • Bezwaar (verzet): voor de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je bezwaar indienen. Gaat het om marketing? Dan zullen we die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.
  • Overdraagbaarheid: Dit is een nieuw recht onder de AVG om je persoonsgegevens over te (laten) dragen naar een andere dienstverlener. Mocht je hier gebruik van willen maken, neem dan even contact met ons op.

Daarnaast kun je ook:

  • Toestemming intrekken: bijvoorbeeld voor het ontvangen van e-mailings. In elk van onze geautomatiseerd verzonden e-mails staat een link om je uit te schrijven. Als je toestemming voor een andere verwerking wil intrekken, kun je contact met ons opnemen.
  • Klacht indienen bij de autoriteit persoonsgegevens: Denk je dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen we dat natuurlijk graag. Kom je er met ons niet uit dan kun je ook een klacht indienen bij de autoriteit persoonsgegevens via dit formulier.

Wil je dat we de persoonsgegevens die we over jou in onze computerbestanden geregistreerd hebben staan naar jou sturen, corrigeren, overdragen of volledig verwijderen, stuur dan jouw verzoek naar privacy@smartconnections.nl of per post naar het onderstaande adres:

Smart Connections
T.a.v. Functionaris Gegevensbeheer
Orteliuslaan 5
3528 BA Utrecht

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jouzelf is gedaan, dien je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort, paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) onleesbaar en schrijf op de kopie de datum en de tekst “AVG-verzoek aan Smart Connections“. Dit ter bescherming van je privacy en om te zorgen dat de kopie niet gebruikt kan worden voor andere doeleinden.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek.

Vragen

Neem gerust contact met ons op indien je vragen hebt over ons privacybeleid.

Smart Connections
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Orteliuslaan 5
3528 BA Utrecht

Of stuur een e-mail naar privacy@smartconnections.nl.

Functionaris gegevensbescherming

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Smart Connections is Gerrie Scheer. Zij is te bereiken via privacy@smartconnections.nl of 030-2209796.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan een van onze websites wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.

Wij gebruiken cookies op de websites van Smart Connections. Dit doen wij om onze dienstverlening te verbeteren, de websites optimaal te laten functioneren, voor het efficiënt uitvoeren van campagnes en voor de doeleinden zoals omschreven in ons privacy statement.

Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze benodigd zijn voor een goede werking van de website, bijvoorbeeld dat jouw voorkeursinstellingen worden onthouden. Voor alle andere soorten cookies hebben we jouw toestemming nodig. Die toestemming vragen we je op het moment dat je onze website bezoekt.

Welke soorten cookies gebruiken wij

Onze websites maken gebruik van verschillende soorten cookies. Wij vinden het belangrijk dat je weet welke cookies onze website inzet en voor welke doeleinden ze gebruikt worden. We willen graag zowel je privacy als de gebruiksvriendelijkheid van onze website zoveel mogelijk waarborgen. Hieronder leest je meer over de cookies die gebruikt worden door en via onze website en voor welke doeleinden.

Smart Connections maakt gebruik van verschillende soorten cookies:

  • Functionele cookies.
    Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website, zoals navigatie binnen de website. Zij zorgen dat de website optimaal functioneert.
  • Statistische cookies
    Deze cookies helpen ons om te begrijpen hoe jullie de website gebruiken zodat we deze kunnen optimaliseren. Alle informatie die met deze cookies verzameld wordt is anoniem.
  • Analytische cookies.
    Wij verzamelen wij geanonimiseerd gegevens over het surfgedrag. Zo kunnen wij zien hoe bezoekers zoals jij de website gebruiken en op basis daarvan de website verbeteren.
  • Marketing cookies
    Deze cookies worden gebruikt om je te volgen wanneer je vanuit onze website andere websites bezoekt of onze website bezoekt vanuit een andere website. Het doel van deze cookies is om je specifiek voor jou gerichte aanbiedingen te kunnen doen.

Je kunt via cookiechecker.nl precies nakijken welke cookies onze website gebruikt.

Cookies derden

Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s worden weergegeven.

Via Google Analytics plaatsen we cookies die je surfgedrag bijhouden zodat we een goed beeld hebben van het aantal en het soort bezoekers. Hiervoor hebben wij een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten.

Door gebruik te maken van onze website geeft je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Om je privacy te waarborgen hebben we Google Analytics zo ingesteld dat we de laatste acht cijfers van je IP-adres maskeren. Verder hebben we ‘gegevens delen’ uitgezet en maken we geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analyticscookies.

Informatie over het privacybeleid van Google kun je vinden op https://policies.google.com/privacy.

Sociale media cookies

Op onze websites kunnen functies (buttons) staan om webpagina’s te ‘liken’ of te delen op sociale netwerken zoals Facebook, Instragram, Twitter, Google+ en LinkedIn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van cookies die van deze social media afkomstig zijn.

Als je gebruikt maakt van deze functionaliteit dan kunnen er permanente en tracking cookies worden geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op en verwijzen je naar de privacyverklaringen van de betreffende partijen.

Op onze websites kunnen wij gebruik maken van content vanuit andere bronnen, zoals Youtube en Slideshare. Denk hierbij aan Slideshare-presentaties en YouTube-video’s. Op vergelijkbare wijze als de social media buttons kan hierbij gebruik gemaakt worden van cookies. Wat de betreffende partijen met de cookies en persoonsgegevens doen, kun je vinden in het privacy beleid van de desbetreffende dienst. Wij hebben hier geen controle over.

Door gebruik te maken van de betreffende functionaliteiten op onze website geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Cookies weigeren of verwijderen

Je kunt je volledig afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle cookies die eerder zijn opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/.

Let erop dat je de instellingen apart voor elke browser en computer die je gebruikt moet aanpassen. Hoe je de instellingen kunt aanpassen, verschilt per browser. Raadpleeg indien nodig de helpfunctie van jouw browser, of klik op een van de onderstaande links om direct naar de handleiding van die specifieke browser te gaan.

Wijzigingen

We kunnen dit privacy & cookie statement van tijd tot tijd wijzigen en zullen op onze website dan een update plaatsen. Deze versie is aangepast op 25 mei 2018.